プライバシーポリシー

定義

本節では、本ポリシーで使用する主要な用語を定義します。具体的な事例やコンサルティングのシナリオを示すことで、どのデータがどのように扱われるかを明確にします。

「個人データ」とは、氏名、連絡先、生年月日、契約情報、経営情報、保険加入履歴など、特定の個人を識別できる情報を指します。例：退職予定のお客様が提出する年金見込み額や既存保険の書類番号。
「処理」とは、収集、整理、保存、利用、提供、削除など、個人データに対する一連の操作を指します。例：面談で得た収益情報を基に収支シミュレーションを作成する行為。
「ユーザー」とは、HiroNSafeのサービスを利用する個人（相談者）を意味します。顧客候補として問い合わせを行った方、既存の契約者、サイト訪問者を含みます。
「サービス」とは、退職に関する保険コンサルティング、個別プラン設計、書類作成支援、事例レビュー、セミナー等の提供を指します。
「クッキー」とは、ウェブブラウザを通じて端末に保存される小さなデータで、ログイン状態の維持や利用状況の解析、表示の最適化に使用されます。

データの収集

HiroNSafeでは、コンサルティング提供や契約履行、法令対応、安全性確保のために必要最小限の情報を収集します。以下に、利用シーンごとに具体的な例を挙げ、どのデータがどの目的で使われるかを示します。

ユーザーが提供する情報

相談予約や面談、資料提出の際にユーザーから直接提供される情報です。実際のケースでは、退職時期や年金見込み、既存保険の内容などが含まれます。

氏名、連絡先（メールアドレス、電話番号）、住所
生年月日、家族構成、扶養状況
収益情報、年金見込み額、資産・負債の概要
既存の保険契約情報（保険会社名、契約番号、保障内容）
本人確認書類や診断書など、コンサルティングに必要な提出書類
アンケート回答、コンサルティングでの希望条件や優先順位

自動的に収集される情報

ウェブサイト利用時やサービス利用過程で自動的に取得される情報です。ケース例：オンライン面談参加時の接続ログや、ツール利用の操作ログ。

アクセスログ（IPアドレス、アクセス日時、使用ブラウザ）
クッキーやトラッキング情報（サイト内の行動履歴）
端末情報（OS、画面解像度、言語設定）
サービス利用時の操作ログ（面談履歴、資料ダウンロード履歴）
地理的位置に関する推定情報（国や地域レベル）
エラーログやパフォーマンスデータ

第三者から受領する情報

ユーザーが同意の上で第三者から情報を受け取る場合や、保険会社・経営機関との連携で受領する情報を指します。事例：既存保険会社から取得する契約履歴データ。

保険会社や経営機関からの契約情報や支払履歴
決済代行事業者からの支払い情報（活動ID、支払確認情報）
外部のバックグラウンドチェックや信用情報（同意がある場合）

利用目的

収集したデータは、明示した目的の範囲内で使用します。以下は具体的な利用シナリオとそれに対応する目的の一覧です。

コンサルティングの提供：面談、分析、プラン提案、書類作成を行うため。
契約履行・管理：見積り、契約手続き、支払い処理、契約後のフォローアップのため。
コミュニケーション：メールや電話での連絡、重要な案内やスケジュール調整のため。
法令遵守とリスク管理：本人確認、マネーロンダリング対策、詐欺検知のための照合・確認。
サービス改善と研究：匿名化したデータを用いた事例分析やサービスの改善。
マーケティング：同意を得た場合に限り、関連セミナーやサービス案内の送付に利用します。
第三者連携：保険会社や専門機関との情報共有（手続きや審査のため、同意に基づく）。
統計・報告：匿名化した集計データを使ったレポート作成や業務分析。

処理の法的根拠（一般的事項）

日本国内の利用者に対しては、契約の履行、ユーザーの同意、法令上の義務、正当なメリットの範囲などに基づいて処理を行います。以下に主な根拠を示します。

契約の履行：サービス提供や契約管理のために必要な処理。
同意：マーケティング配信や特定の第三者提供はユーザーの明示的同意を前提とします。
法令遵守：本人確認や税務・経営関連の法的義務を果たすための処理。
正当なメリット：業務運営や不正防止のために合理的な範囲で行う処理（個人の権利メリットを侵害しないよう配慮します）。

EU一般データ保護規則（GDPR）関連情報

EU域内の個人に関してはGDPRが適用される場合があります。HiroNSafeはGDPRの基本原則に配慮し、該当する要求には対応します。以下は該当ユーザー向けの主要な権利です。

アクセス権：当社が保持する個人データの開示請求を行えます。
訂正権：不正確なデータの修正を要求できます。
消去権（忘れられる権利）：一定の条件下でデータの削除を請求できます。
処理制限および異議申し立て：特定の処理の制限やマーケティング目的の処理への異議を申し立てることができます。
データポータビリティ：構造化された一般的に使用される機械可読形式でデータ受領を要求できます。
監督機関への苦情申し立て：EU内の監督当局に苦情を提出する権利があります。

クッキーおよび類似技術

当サイトではサービス提供や分析、利便性向上のためにクッキーを使用します。以下に種類と管理方法を示します。ブラウザ設定でクッキーの拒否や削除が可能です。

使用するクッキーの種類には、必須クッキー（サイト機能維持）、解析クッキー（利用状況の集計）、機能性クッキー（言語設定等の保存）、広告・マーケティングクッキー（同意がある場合）が含まれます。

サイトの閲覧に必要なクッキー、パフォーマンス改善用クッキー、外部サービス連携のための第三者クッキーに分類されます。事例：面談予約フォームの入力保持に使うクッキーは機能性に該当します。

クッキーの管理はブラウザ設定から行えます。マーケティング目的のクッキーは同意画面から個別に許可または拒否できます。設定変更により一部機能が制限されることがあります。

クッキーポリシーの詳細

データの共有

サービス提供上必要な場合、または法令に基づく場合に限定して第三者とデータを共有します。以下に想定される共有先と目的を示します。

保険会社：契約手続き、見積り、審査のための契約情報の提供。
決済事業者：支払い処理や領収情報の確認のために活動情報を提供。
外部アドバイザー・専門機関：法務・税務・医学的評価が必要なケースでの情報共有（同意がある場合）。
法令に基づく開示：裁判所命令や法的要請がある場合の対応。
業務委託先：システム保守、データ分析、書類保管業者など、機密保持契約の下で必要最小限の情報を提供。
事業譲渡先：合併・分社化等の企業再編時における必要な情報移転（該当者に事前通知を行います）。

国際的なデータ転送

業務委託やサービス連携のために日本国外の第三者へデータを転送する場合があります。転送先では現地法令に従って処理が行われます。

転送に際しては、標準契約条項や相当の保護措置、暗号化などを用いて個人データの保護に努めます。具体的な事例についてはお問い合わせください。

データ保持期間

個人データは利用目的に沿って必要な期間のみ保持します。契約終了後も法令で定められた期間や、将来の紛争対応のため合理的な期間保持する場合があります。

アカウント情報は、サービス提供期間中および終了後最大7年間（法令に基づく保存義務がある場合は別途適用）を目安に保管します。

メールや問い合わせ履歴は、対応記録として最大5年間保管します。合意がある場合や法的要請がある場合は例外となることがあります。

アクセスログや操作ログはシステム保守・不正検知の目的で最大2年間保存します。匿名化した集計データは長期保存する場合があります。

ユーザーからの削除請求やアカウント閉鎖の申請に対しては、法令や契約上の必要性を確認した上で合理的な期間内に削除または匿名化を行います。

安全管理措置

HiroNSafeは個人データの機密性・完全性・可用性を確保するために組織的・技術的・物理的な安全管理措置を実施しています。以下は主要な対策と実施例です。

アクセス管理：権限付与と定期的な見直し、ログ管理を行います。
技術的対策：通信の暗号化（TLS）、データベースの暗号化、定期的な脆弱性診断を実施します。
組織的対策：従業員の教育、秘密保持契約、インシデント対応手順を整備しています。

ユーザーの権利

ユーザーは自身の個人データに関して、開示や訂正、削除などの権利を行使できます。以下の手続き例とともに案内します。

情報開示の請求：当社が保有する個人データの内容を確認できます。請求は書面またはメールで受け付けます。
訂正・削除の請求：不正確な情報の訂正や、法的理由により削除が認められる場合は対応します。
処理制限・異議申し立て：特定の処理に対する制限や、マーケティング目的の処理への異議を申し立てることができます。
情報の訂正請求：誤った個人情報を確認した場合、具体的な修正箇所と根拠を示して請求できます。過去の相談履歴を参照して修正を行うケースを想定しています。
利用停止等の請求：不適切な目的での利用が疑われる場合、その利用停止や消去を求める手続きが可能です。事例として、同意範囲を超えたメール配信があった際の対応フローを示します。
第三者提供の停止請求：第三者へ提供された情報について、提供停止や提供先の特定を求めることができます。実務ケースでは業務委託先との契約確認を行い、提供記録を遡って説明します。
データポータビリティの請求：法的に対応が必要な範囲で、構造化された形式でデータ提供を求めることができます。退職後の年金・保険見直しのための記録受け渡し事例を想定しています。
異議申し立て：プロファイリングや自動処理に基づく決定に疑義がある場合、説明や見直しを求める手続きを実施します。実務ではアルゴリズムの影響範囲を明示して説明する手順を用います。

個人情報に関する請求手続き

当社HiroNSafeは、個人情報に関するご請求（閲覧、訂正、消去、利用停止、第三者提供の停止等）を受け付けます。請求の際は本人確認書類と請求内容を明記した書類を添付してください。ケースごとに必要書類が異なるため、まずは下記窓口へお問い合わせください。実務シナリオとして、退職・相続・保険見直しなどの場面別チェックリストを提示し、手続きを円滑に進めます。

[email protected]

受領後原則30日以内に対応方針を文書でご連絡します。複雑な調査や外部委託が必要となる場合は、対応期間の延長が生じることがあり、その際には理由と想定期間を明示します。実例として、外部記録照合を含むケースで追加15日を要した事例を参照ください。

マーケティングとプロモーションについて

HiroNSafeは、サービス改善や情報提供を目的に、同意を得た範囲でメールや郵送、電話での情報提供を行います。退職・年金シミュレーションの結果や、個別相談の案内を事例ベースで配信します。配信の頻度や内容は会員ステータスやご希望に応じて調整します。過剰表現や誤解を招く表現は避け、事例と数値を用いて現実的な説明を行います。

配信停止は各メール末尾の配信停止リンク、または下記お問い合わせ窓口から承ります。停止後、処理完了までに数営業日要する場合があります。停止手続きに関する具体的な事例と処理フローを資料で提供します。

未成年者の個人情報

未成年者（20歳未満）の個人情報は保護者の同意がある場合に限り収集・利用します。年金や退職準備の助言が必要な家族相談のケースでは、保護者同意書の提出と相談記録の管理手順を明示します。

第三者リンクと外部サービス

当サイトには第三者のサイトへのリンクが含まれる場合があります。リンク先のプライバシー慣行は当社の管理外であり、リンク先の方針をご確認ください。実務上は外部ツールを利用する際のデータフロー図と委託契約の要点を提示し、利用者が判断しやすい事例を提示します。